2009年以来，视频会议市场继续保持着高速的增长，整个市场规模有望在2013年达到350亿美元。系统部署和设备成本的降低为更多的企业召开视频会议提供了可行的选项，但真正要利用好这一技术却需要诸多因素的配合。视频会议体验的最终目标是让身处不同地方的人最终通过这个工具高效地进行身临其境的通讯，然而灯光、音响、人体工学等诸多的因素最终都会对视频会议体验带来直接影响，如果在会议室设计中没有周密、充分的考虑，即便是采用了最先进的设备，最终体验仍可能让人失望不已。本文将对各种不同的因素进行分析，为用户在会议室设计中提供一些经验。
回声和噪音
尽管视频会议倡导的是真正身临其境的视听体验，但我们不得不承认音频质量往往是视频会议体验效果中的首要因素，如果连与会者发言的声音都不能听清楚，开会就失去了根本意义。因此，良好的音响效果至关重要。
对视频会议来说，视频会议室音响效果对于视频会议整体效果影响都非常的大，不管是在近端（与会者所在的会议室）还是在远端（视频会议对方的会议室），优质的语音清晰度是我们的基本也是最重要目标。视频会议室中的音箱布置应具有声场均匀、空间方向感强、观众的听觉与视觉一致、直达声强、清晰度好、语言的可懂度高等特点：足够的清晰度和可懂度能保证播出的内容都十分清楚；声场分布均匀、频率特性平直，音响效果真实有效且平滑自然；扬声器有足够声增益，对所有座位有相对均匀的响度并减少“死区”。
回声与背景噪音啸叫问题是长期困扰会议系统的两个问题：接收到的声音信号叠加后经过麦克风被重新送回远端，然后又以同样的方式被传送回来，如此往复，以至于最后产生刺耳的啸叫，这就是回音问题；会议室的投影机、供暖、制冷等空调系统、室外道路交通等常常产生令人烦恼的噪音，以致与会者有时不得不提高嗓门大声说，这也是会议系统噪音问题。
回声是语音清晰度的大敌，减小混响反馈的最好方式之一就是地板、天花板和墙面采用吸音材质。玻璃是办公建筑材料中最常见的反馈材质之一，在会议室设计中，地板、墙面、天花板家具都可能采用玻璃材质，往往会带来很严重的声音反馈问题。背景噪音也会影响语音的清晰度，视频会议室空间要求房间安静，不能有噪音，较为理想情况下的环境噪音为NC20，NC30则属于可接受的最大噪音范围。为了尽量减少相邻空间的噪音，墙的声音传输等级为STC 56以上，门的声音传输等级为STC 42以上。由于许多内墙都不绝缘，可以采用纤维板来减少相邻房间的噪音，同时也能减少会议室的声音反射。
光线环境
正如房间的声音对整个传输到近端和远端的会议室声效都会产生巨大的影响一样，房间内的灯光也会对双方的图像质量带来很大的影响。保证视频会议室的光线明亮的同时，光线的柔和适中度也是十分重要的，充足柔和的光线有助于与会者心情放松。视频会议室三基色灯一般安装在会议室天花板上，要在天花板上安装L型框架，灯管安装在L型框架拐角处，使灯光不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、散射照亮会议室。
灯管安装在百叶窗45度的位置，可以减少阴影，让整个环境的光线保持均衡。为了增强显示肤色，减少阴影，最佳的灯光色调是3.500Kelvin。要坚决避免光源在与会者背后这种情况，由于摄像头光圈会自动关闭以适应房间整体亮度，导致与会者看起来是一个黑色的轮廓。
此外，还要注意避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况。光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射，使用辅助灯光，建议使用日光型灯光。禁止使用彩灯，避免使用频闪光源；避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影；建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。
窗户也会对图像产生影响。从窗户照射进来的光线会干扰到摄像头光，影响屏幕上的图像或者投影显示屏。如果会议室内的自然采光窗口较小或较少的话，建议在会议室内多些安装黄白光的灯管，以补充室内光线不足的缺陷。如果会议室内的窗户过大或过多，令会议室内的自然光过度强烈的话，容易令人精神涣散，对进行会议的人的决策有所影响。可以在视频会议室的窗户上布置暖色系列的窗帘，如：淡黄色、粉绿色等。以调整会议室内的光线强弱比例；或在会议室窗户上安装冷色调的百叶窗，例如：天蓝色、浅灰色等，以减低光煞对人造成的影响。
装饰背景
视频会议室的装饰应为远端与会者提供最佳的图像显示效果，而远程会议者看到的图像质量则由设备捕捉和处理场景的能力决定。大多数摄像机的自动对焦都采用与物体或其边缘的垂直线来决定正确的焦点，而在强烈图案背景下，则可能扰乱自动对焦能力，导致摄像机找不到正确的焦距。尽量让摄像机视线区域范围干净整洁，这样才能保证视频会议所有与会者注意力集中。保持背景墙干净整洁的技术原因是，减少了处理器处理视觉信息的数量，直接提高音频和视频质量。
视频会议室背景墙直接显示视频会议中图像，直接决定了视频会议过程中参与者之间是否有身临其境的感觉，为了确保图像的观看效果和防止颜色对人物摄像产生的“夺目”或“反光”效应，视频会议室背景墙应采取单一均匀的浅颜色（但不宜用白色），使其产生的视频信号电平近似0.35V，而视频会议室其他墙壁、桌布、地毯、天花板等颜色应与背景墙相匹配，视频会议室背景墙不宜使用画幅。建议桌椅及墙壁采用浅驼色或浅青蓝色。椅子不宜采用沙发式，也不宜采用高靠背，避免挡住后面的与会者。
房间设置
如果房间最初的设计目的就是用作视频会议的，肯定是能产生更好的会议效果。新设计的房间能够让用户根据自己的经验更好地控制影响会议效果的因素，但这也仅限于AV设计人员直接参与房间的设计和建设的情况。在建筑设计中，建议将视频会议室设计在较远的较清静位置，远离外界嘈杂、喧哗，这将有助于降低噪音和其他干扰。另外，也不建议采用玻璃墙，主要有两方面原因，除了之前提到了的玻璃材质的声反馈问题，然后就是玻璃墙会吸引外面过路的人朝里看。房间最好设置两个入口，这样与会者无需经过摄像机前方，就能进入房间入座。同时，从安全角度考虑，应有宽敞的入口与出口及紧急疏散通道，并应有配套的防火、防烟报警装置及消防器材。会议室的设置应符合防止泄密、便于使用和尽量减少外来噪声干扰的要求。会议室室内应安装空调，以创造稳定的温度、湿度环境，空调的噪声应该比较低，否则将会大大影响该会场的音频效果。
会议室的形状由使用目的和与会者人数规模决定，理想的形状是间于正方形和矩型之间，尽量避免长而狭窄（长宽比大于2：1）的形状，否则会使摄像机很难将所有的会议者都摄入进来。如果摄像机安装在狭长的墙上，就可能看不到远端的与会者，如果摄像机没有很长的广角焦距，就不能捕捉到会议室里的所有场景细节，为图像质量带来较大的影响。
会议室的高度应与投影屏幕或显示系统的尺寸相匹配，要谨记的是图像底部与地板之间的距离至少要大于30英寸，这是桌面平均高度。同样，用户也可以将现有的房间改装成一个视频会议室，上面的理论同样适用，但改装会议室的成本往往也是不菲的。
基础设施
除了一些特定条件之外，视频会议室对供电系统的要求与其他AV设备并无太大差别。为保证会议室供电系统的安全可靠，减少经电源途径带来的电气串扰，应采用三套供电系统。一套供电系统作为会议室照明供电，第二套供电系统用于空调等设备的供电。第三套供电系统作为整个终端系统的供电，并采用UPS不中断电源系统，第三套供电系统作为整个终端设备、控制室设备的供电，该套供电系统供电能力应不小于10安培。
在视频会议系统安装之前，用户需要提供数字网络服务的连接，如IP或ISDN服务。大多数设备生产商都有能力通过本地网络采用PC浏览器对系统进行远程管理。根据网络功能的不同，还可以使用IP网络进行视频会议。LAN连接也能提供接入和显示网络连接。
房间布局
房间布局的宗旨是让所有的与会者都能够清楚看到和听到房间的全部情况。视频会议系统的摄像机和麦克风是远端与会者的眼睛和耳朵，与会者的会议体验完全取决于这些信号输入设备的敏感程度。在一个典型的会议室中，视频会议图像采集设备分为两组，主视频会议摄像机安装在会场中央，实时采集主席台图像，另一组全景视频会议摄像机安装在会议室右前部，对视频会议室会场全景进行拍摄。两组摄像机均应为受控摄像机，可由视频会议设备进行控制。摄像机与与会者之间的距离越远，视觉范围越大，参会人员越多，摄像机离人的距离则应越远。
椅子应围绕着会议桌，使用梯形的会议桌是比较好的选择，方便每个参会人员都能够看见显示屏，表情也能被摄像机完全捕捉。尽量让摄像机与眼睛保持水平才能创建出最自然的视觉角度。
对于群组视频会议，会议室设计应遵循以下简单法则：要求进入摄像机视线范围内的所有与会者，保持与摄像机之间2英尺的距离。例如，如果有4个与会者面对摄像机，摄像机距离参会者的距离至少保持8英尺，并且要记住，如果这个距离越远，参会者在远端显示设备上的图像就会越小，甚至影响到视频通信的质量。
麦克风安装
麦克风和扬声器的安放位置对于整个视频会议系统的音质效果也有着至关重要的作用。对于群组会议有以下几点原则：
·扬声器的位置可以安放在会议室的四角，距离墙壁和电视机至少1米。采用吸顶圆型扬声器的会场，可根据会场顶部合理设置。要求注意与麦克风的位置关系，避免“回馈”等问题的发生。
·麦克风安装在与会者前方的桌子上。
·扬声器和麦克风之间的距离应保持3米以上，尽量使麦克风的接受方向朝着扬声器的辐射方向，避免出现回音。
·如果发言者需要在会议室走动，最好采用领夹麦克或无线麦克风。
·在大型的房间、演讲厅、多功能厅，最好考虑安装天花麦克风来进行整个房间拾音。
·采用的麦克风越多，拾到的背景噪音就越大。超过2个麦克风最好使用混音器。
视频会议室部署贴士
1 企业是否真的需要专门的视频会议室？
这取决于会议的风格，许多人会使用网络会议系统召开会议，不需要建立专门的视频会议室。但大多数人认为视频会议都需要专门的空间来进行。需要考虑灯光、摄像机、显示设备、音频、装饰灯等各种问题。虚拟会议室概念是指网真系统，需要构建专门的房间环境。
2 部署视频会议室之前需要了解些什么？
视频会议设备和房间设计得再好，如果使用频率低就是资源的浪费。要充分利用资源就需要对企业“会议”文化有较深理解，并在视频会议室融入这种会议文化风格。
对公司参会人的会议习惯了解多少也十分重要。例如，CEO讲话是否经常使用PPT？他发言时是否习惯在房间走动，或是采用白板展示来表达自己的想法。因此，视频会议的安装要充分考虑到用户的需求，越多的部门和同事使用这个系统，投资回报期就越短。当然，并不是说系统部署好之后，就要期望每个人都会立刻改变现在的行为习惯和差旅计划。尽管视频会议技术能带来诸多的便利和好处，但这种新的沟通方式仍然具有相当的挑战性。
3 是否在新工程建设设计之初就要将视频会议室纳入考虑？
大多数情况是这样的。没有适当的计划和设计考虑，就可能会出现一些问题影响会议室的使用，而且不容易解决。如果在最初设计阶段充分考虑，就会避免这些问题的出现。
4 是否需要采用专网，能否在自己的数据网络上运行视频会议？
视频会议召开的体验与带宽关系甚为密切，VoIP需要带宽在25-90KB/s。H，323点到点视频呼叫需要4MB/s，而网真则需要高达12MB/s的带宽，如果网络的VLAN，Qos、SLA不给力，将对网络视频会议带来巨大困难。此外，带宽是影响视频会议部署、实施质量的重要因素之一，但盲从地关注于带宽可能会忽略掉真正影响网络性能的主要因素。企业必须评估整体的网络质量，而不只是限于带宽。对于高清视频通信而言，只是两个数据包的丢失便可以使视频通话质量明显下降，除了带宽的因素外，其各处连接都需要良好的契合。丢包现象通常是由于简单的双工不匹配所引发的，而造成串行接口的时钟问题或瞬间过度使用的问题等，可能是由其他因素所引发，而这些问题不应该存在于准备部署视频会议的网络之中，这就需要企业花时间去彻底评估网络质量，而不是认为带宽足够便无差错。防火墙解析和网络保护是用户需要面临的问题，大多数情况都需要特殊网关和网络解析设备。
5 如何做到将视频会议室的投资最大化？
用户对视频会议技术的信心是最大的推动因素。如果大家在使用过程中总是频繁出现问题，或者会议体验不好，就可能不愿意使用这项技术。因此，在系统安装时，就要进行测试并确保网络环境中的每个点都能够正常运作，技术部门在第一次召开视频会议时就要将各项准备工作就绪。
一旦运作，无论是硬件还是软件都需要不间断的技术支持和维护。视频会议的部署实施，不仅仅关系到网络部门或电信部门，企业必须把包括网络、系统、存储、数据中心等在内的多个领域聚合起来。
视频会议系统部署将涉及到各种潜在威胁，常常会引发供应商、运营商和客户之间数周或数月的相互推卸责任，从而使得本来具有潜力的UC部署计划被扰乱。在实际部署之前，可以事先彻底测试视频会议应用环境，使IT部门能够预先识别和解决这些问题，而采取仿真模拟的方式，不仅相对成本较低，而且效果也趋好。企业可以绘制视频会议部署网络将要涉及的主要逻辑和物理路径，包括广域网链路（WAN），然后测试这些路径，以确保它们能够处理额外的负载，并为网络上的其他应用程序提供恰当的服务。